【培训工具】企业培训的流程操作与科学管理

2020-09-09 11:40:21 17

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二十一世纪是知识经济大放异彩的世纪,是人力资源制胜的世纪。对于任何一个企业而言,员工素质的高低决定其核心竞争力的强弱。培训作为提高员工素质最重要的一种手段日益受到企业的重视,逐渐从企业的辅助性职能上升到决定企业生存与发展的战略行为。
新业态培训在多年服务企业的基础上,梳理了【企业培训的流程与管理】,帮助企业HR/培训管理者够选择正确的培训方式,并运用正确的流程开展培训,提高竞争力,获得比自己的竞争对手更大、更强的生存和发展空间,拥有优良的企业培训战略。

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企业培训的流程与管理

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培训的终极目标是实现员工进步与企业发展的双赢,一个完整的培训流程可用PACI循环来概括:P(PLAN)即计划,A(ACT)即实施,C(CHECK)即评估,I(IMPROVE)即改进。

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计划

P(PLAN)即培训计划,是根据企业的近、中、远期的发展目标,对企业员工培训需求进行预测,然后制订培训活动方案的过程。它是一个系统工程,包括确定组织目标、分析现阶段差距、确定培训范围、拟定培训内容、选择培训方式、确认培训时间以及培训计划的调整方式和组织管理等工作。 

1.培训计划的内容

培训计划是企业员工培训的实施规程,为使培训计划顺利实施,培训计划一般应包括以下内容。


1)目的 培训计划中的培训项目要达到一个什么样的培训目的、目标或结果。
2)原则 制订和实施培训计划时遵循的原则和规则。
3)培训需求 在企业运营和管理过程中,什么地方与现实需要存在差距,需要弥补。由于培训的本质在于弥补差距,因此培训需求分析正确与否直接关系到培训的成败。
4)培训对象 培训计划中的培训项目是对什么人或什么岗位的员工进行的,他们的学历、经验和技能状况如何。
5)培训内容 培训计划中每个培训项目的培训内容是什么。
6)培训时间 培训时间包括三方面内容:首先,培训计划中每个培训项目参加培训人员的报到时间;其次,培训计划中每一个培训项目的实施时间或者培训时间;第三,培训计划中每一个培训项目的培训周期或者课时。
7)培训方式 培训计划中每个培训项目所采用的培训方式。
8)培训教师 选择培训计划中每个培训项目的培训教师。
9)考评方式 每个培训项目实施后,对受训人员的考评方式,一般可分为笔试、面试和操作三种。
10)计划变更或者调整方式 计划变更或者调整的程序及权限范围。
11)培训费预算 培训费预算包括整体计划的执行费用和每一个培训项目的执行或实施费用。
12)培训要求及注意事项 参训人员应遵守的纪律、应注意的事项及需要准备的材料等。
13)培训地点、食宿 参训人员的培训和住宿地点、用餐方式、费用标准、报到接待人及其联系方式。
14)组织者及签发人 本培训计划的组织者、审批人及签发人。
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2.拟定培训计划的流程

1)掌握公司经营目标与策略,在年度目标的揭示下,掌握公司状况及需要的人才条件。

2)确定教育培训年度目标依据教育培训方向与内部可用资源(人力、经费、设备、时间),规划出当年教育培训目标,并区分季、月工作目标。

3)访查与收集资料 针对教育培训目标主题,展开访谈、电话访问、问卷调查等,并收集相关题材。

4)确认教育培训需求 把来自不同对象(包括部门及个人)的需求、建议汇整,区分优先次序,确认当前需求及未来需求。

5)可行性分析 针对需求,评估可用资源的状况,考虑各项因素,分析其可行性。

6)课程目标与对象分析 研拟课程欲达到的效益及目标,并对预定参加对象的背景进行分析、了解。

7)研拟教学策略及大纲 针对要完成的课程目标,研拟教学方式与策略(例如:单向或双向、理论或实务、个案研讨或一般讨论),并拟定教学大纲、重点。

8)提出课程设计方案 整合课程名称、目标、大纲、内容重点、教学方式、时数、建议讲师、参加对象等,提出课程设计方案。

9)召开课程规划会议 探讨课程设计是否考虑周全,决定是否开办。 

3.培训需求分析
在教育培训的过程中,培训需求分析是设计培训项目、建立评估模型的基础。培训研究表明,企业一般可以从三个方面进行需求分析:组织、工作任务和个人
1)从组织角度进行培训需求分析,需要了解实现企业目标所需的技能、企业人力资源的供需情况、竞争对手等情况。
2)从工作任务的角度入手,需要确定哪些是重要任务,哪些是属于在培训过程中必须加以强调的知识、技能和行为方式。

3)从个人角度进行培训需求分析,需要关注两个问题:企业中谁需要培训?他们需要什么样的培训?企业中的绩效评估及反馈机制能够帮助分析人员了解企业中的哪些员工需要接受培训,需要什么样的培训,另外还可以从研究员工的学习动机的角度来了解培训需求。

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调查培训需求时可以采用的方法很多,如观察法(附表1-1)、调查问卷法(附表1-2)、面谈法(附表1-3)、阅读技术手册和记录(附表1-4)、标杆学习访问法(附表1-5)等。由于面临的竞争越来越激烈,不少公司借鉴竞争对手的培训模式来制订适合自己工作发展的培训类型。

观察法(附表1-1)
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调查问卷法(附表1-2)

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面谈法(附表1-3)

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阅读技术手册和记录(附表1-4)

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标杆学习访问法(附表1-5)

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实施

实施(ACT),就是根据已确定的教育培训计划和企业的突发性培训需求,着手课程的设计、培训讲师的确定、培训场地的准备、相关辅助材料及开课等组织工作。 

培训实施的流程如下:
一、遴选及约聘讲师
依既定的要求、条件,接洽适任的讲师,洽谈课程内容、教学方式等。 
二、撰写教学指引
可委托专业人员或讲师撰写。对于内容重点、时间分配、教具设备使用等,均予以交待。 
三、设计制作教材教具
可与讲师配合,制作讲义、投影片或其他教学媒体。 
四、发出开课通告与报名咨询
将开课信息作有效传达,接受相关咨询。 
五、与行政总务工作协调安排
对场地、食宿、交通等事宜进行安排,事先联络协调。 
六、筛选参训人员
对于参训者资格条件予以审核。 

七、场地布置与教学设备安排有关场地的布置、座位安排、分组方式、使用设备及教具等事先与讲师沟通,检查有无异常状况。(附表2-1)

 附表2-1

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八、学员报到及出勤管理

强调守时及课堂纪律,对缺席及中途缺课、迟到者予以适当处理。 

九、讲师主持课程活动

课程进行中,随时协助讲师解决各种需要。如因变故,讲师无法前来或中途发生情况,无法继续下去,就要采取应变措施。 

十、课堂观察与记录,并填写课堂日记

针对课堂中的讨论或建议,如具有参考价值者,均应予以记载,课堂日志摘记讲师或学员上课状况、特殊状况等。


培训评估

在培训体系的PACI循环中,培训评估环节(CHECK)是提高培训体系有效性的基础工作。一方面培训评估的结果是人力资源部门向上级汇报的重要资料之一,让公司管理层和业务管理者认识到培训能帮助业务部门产生绩效,是培训获得重视、认可、支持的重要方式;另一方面科学的培训评估对于界定培训对企业的贡献和证明员工培训的作用都非常重要。

培训评估的内容,主要包括四个层面:


1.反应(Reaction),即课程刚结束时,了解学员对培训项目的主观感觉;
2.学习(Learning),即学员在知识、技能或态度等方面学到了什么;
3.行为(Behavior),即学员的工作行为方式有多大程度的改变;
4.结果(Results),即通过诸如质量、数量、安全、销售额、成本、利润、投资回报率等可以量度的指标来考,看最终产生了什么结果。
一、反应层面
反应层面需要评估以下几个方面:内容、讲师、方法、材料、设施、场地、报名的程序等。对这个层次的评价,首先要有总体的评价,比如询问学员:你感觉这个课怎么样?你会向其他人推荐这个课吗?但是这样容易产生一些问题,比如以偏概全,主观性强,不够理智等。因此还必须有涉及以上内容的更细致的评估方法。适合的方式有问卷、面谈、座谈、电话调查等。 
二、学习层面
学习层面主要的评估方法有:考试、演示、讲演、讨论等多种方式。这个层面的评估的优点有:对培训学员有压力,使他们更认真地学习;对培训讲师也是一种压力,使他们更负责、更精心地准备课程和讲课。 
三、行为层面
行为层面的评估,主要有观察、主管的评价、客户的评价、同事的评价等方式。这个层面的评估的好处是:培训的目的就是改变学员的行为,因此这个层面的评估可以直接反映课程的效果;可以使高层领导和直接主管看到培训的效果,使他们更支持培训。
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进行这一层面评估时,要注意以下问题:

1. 认真选择适合这样做和值得这样做的课程,如公司行为、时间管理等。

2. 注意选择合适的评价时间。即在培训结束多长时间后再来评价:间隔时间太短,学员可能还未熟练掌握,难以反映培训的长期效果;间隔时间太长,诸多因素的影响增强,难以评测。

3. 主管的配合很重要。要取得学员主管的配合,首先要让主管了解,学员参加这样的培训有利于其更好地工作;其次要与主管沟通评估的目的和方法。

4. 充分利用咨询公司的力量。因为这个层面的评估比较复杂、专业,占用的时间和精力也很多,人力资源部门要充分借用咨询公司的经验和人力,有些事情可以外包出去。

四、结果层面

把企业最关注的并且可量度的指标,如质量、数量、安全、销售额、成本、利润、投资回报率等,与培训前进行对照。 
这种评估方式的优点显而易见,因为企业及企业高层主管在培训上投资的根本目的,就是为了提高这些指标。如果能在这个层面上拿出详实的、令人信服的调查数据,不但可以打消高层主管投资于培训的疑虑心理,而且可以指导培训课程计划,把有限的培训费用用到最可以为企业创造经济效益的课程上来。
但是,与其他事情一样,最令人向往的事往往最难做到。 
这个层面的评估首先需要时间,在短期内是很难有结果的;其次,对这个层面的评估,人们才刚刚开始尝试,缺乏必要的技术和经验;第三,必须取得管理层的合作,否则你就无法拿到相关的数字;最后,多因多果,简单的对比数字意义不大,你必须分辨哪些果与你要评估的课程有关系,在多大程度上有关系。 


改进

培训改进(IMPROVE),就是对培训工作进行追踪、总结和改进。培训改进的内容如下:

一、对参训者建档及培训后访查学员。

对参训者建档,整理学员出勤情况,统计出席人员及原因,分析参训者的成绩并通知其主管。在培训结束后,抽样访查学员,追踪其对参加培训的印象及可应用程度。 

二、抽样访查直属主管。

以抽样方式访查主管对培训的看法及积极性建议,有助于提升培训质量。 

三、填写课程分析评估表。

对讲师及学员的评估意见加以分析,一方面给予讲师回馈,另一方面作为课程设计的改进参考。 

四、撰写课程综合报告。

对于课程的规划、执行方面所发生的状况,进行整合性的分析与检讨,撰写综合报告。 

五、召开课程研讨会议。

针对课程规划、执行及追踪相关人员的情况做全盘研讨,以利于今后培训计划的改进。

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总之,企业开展培训需要因人而异、因地制宜,对于任何一个培训来说,能够选择正确的培训方式,并运用正确的流程开展培训,对培训是否能够产生应有的效果至关重要。鉴于培训的方式及流程在企业员工培训中所占的举足轻重的地位,如何推进培训流程的科学化应该是企业开展培训工作中,乃至开展经营管理工作中需要不断根据内外部环境的变化和企业目标的更新而不断总结探索,根据实际情况选择适合自己的培训方式,从而提高培训的质量和效果,建立一支真正满足企业发展需要的员工队伍。

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